Public Records Requests

SPS Public Record Requests

How to Request Public Records
Fees for Records Requests
政策、程序和豁免
Frequently Asked Questions

How to Request Public Records

所有公共记录要求必须直接向公共记录主任提出. 可通过邮件与公共记录官联系, fax, email, or in-person, by appointment only, at the John Stanford Center.

请附上有关您的请求的详细信息.

Public Records Request Form

Staff or Student Directory

如果你想要员工名单, please complete and sign the 非商业用途声明名单表格并连同你的要求一并提交给我们的公共记录专员.

如果您需要学生名单或目录信息, please complete and sign the 索取目录资料表格并连同你的要求一并提交给我们的公共记录专员.

特殊教育记录(IEP/504)

获取针对学生的特殊教育记录, 请与特殊教育署联络. 请通过电话、传真或电子邮件提出特殊教育记录申请:

Phone or Fax: 206-252-0895
Email: spedrecords@piebroscafe.com

Health Records

如欲取得学生特定的健康纪录，请联络健康服务部. 请通过电话或电子邮件索取健康记录:

电话:206-252-0763或206-252-0750
Email: healthservices@piebroscafe.com

毕业成绩单/文凭/验证

如果你是以前的学生，需要你的成绩单, diploma, graduation verification, or academic history, 请在学生记录请求网站上填写 Student Records Request.

Fees for Records Requests

本区已采纳法定收费表，收取以下收费:

亲自审阅文件-没有成本
公共纪录影印本- $0.15/page
仅以硬拷贝形式存在的记录的电子副本- $0.10/page
Electronic documents – $0.每4个电子文件或附件中就有5个上传到电子邮件, 基于云的数据存储服务, 或其他电子交付方式(这意味着1美元).00 for every 80 items. 例如，60封带有20个附件的电子邮件的分期付款将等于80件物品的总额为1美元.00).
以电子形式传送公共纪录- $0.10 per every 1 GB
邮资及媒体-地区实际发生的费用
定制服务-除上述指定副本费用外的实际成本

有关收费的进一步资料，请参阅监察程序4040SP.

政策、程序和豁免

有关公开公共档案政策及程序的资料，可参阅下列卫生及公共服务署文件.

查看RCW 42之外的其他法规豁免列表.56.

Frequently Asked Questions

We are happy to help! Please review the FAQ below. 如有任何其他问题，请与我们联系 publicrecords@piebroscafe.com.

No. 《十大赌博正规平台在线》(FERPA)概述了家长和学生获取学生教育记录的单独程序. 要获得你自己的学生记录，你必须至少年满18岁.

你可以通过以下几种方式获取学生记录:

直接通过学校联系学校管理部门;
通过特殊教育记录发送邮件至 spedrecords@piebroscafe.com 特殊教育学生;
通过总法律顾问办公室通过电子邮件联系员工艾里安·黑斯廷斯 alhastings@piebroscafe.com; or
在学区的学生档案网站上为离开学区超过两年的学生提供在线服务.

地区以电子方式提供记录，除非请求者以不同的格式提出要求. 在足够小的地方，地区通过电子邮件提供记录. 当记录超过电子邮件允许的大小时, 我们将把记录放在CD或闪存驱动器上，以便取件或邮寄.

In most instances, yes.

有关获取地区记录的相关费用，请参阅主管程序4040SP.

法律要求请求者提出“可识别”记录的请求. To the extent possible, 我们建议在申请记录时提供尽可能多的细节，以确保我们找到你想要的东西. Date ranges, 请求电子邮件搜索的关键字, document names, 任何其他描述性术语都有助于确保我们找到响应项.

例如:请求者对发生在他们附近学校的操场事件的文档感兴趣，该事件涉及特定的工作人员. 他们使用搜索词“游乐场事件”查询员工A在1/1/18至8/31/18期间的所有记录，结果会更少, 但比起在全区范围内使用“游乐场事件”这一搜索词来查询所有电子邮件，可以更快地向请求者提供响应更迅速的项目.”

如果您对如何提供/提供什么有疑问，我们很乐意提供帮助! 如需进一步说明或帮助，请致电 publicrecords@piebroscafe.com.

No. 公共记录请求本身就是公共记录. 法律另有保护的除外, 申请人的身份及向本地区提供的资料(包括电邮), phone numbers, 以及家庭邮寄地址)是可以公开的.

大多数请求不会在五个工作日内得到满足. Under the law, 学区必须在5个工作日内以下列方式之一确认索取记录的请求:

by providing the records;
通过提供一个合理的估计，当记录, or an installment of records, will be available;
by asking for clarification and, where possible, providing an estimate of when the records will be available; or
by denying the request.

平均而言，该地区收到的请求需要超过五个工作日才能完成. As such, 大多数请求者将在我们对其请求的最初五天回复中收到确认和提供记录的预期时间表.

我们感谢请求者希望尽快收到他们的文件，并尽一切努力及时提供记录. 也就是说，有很多因素会影响我们提供记录的速度. The most common factors are:

Number of open requests: Over the past several years, 该地区在任何给定时间平均有大约80个公开申请. As such, 从收到申请之日起，新申请的周转时间一般为几周到几个月.
Complexity of the request: Records requests, 特别是那些涉及与学生一起工作的工作人员的电子邮件, can be quite complex. 公共记录办公室必须单独审查每个文件，以确保受保护的信息被正确编辑或免于发布. 由于这种审查，需要花费大量时间来审查复杂的请求.
Courtesy provided to staff: 档案处向职员提供礼貌通知, 包括请求者的名称, 当特别要求提供该工作人员的记录时. 然后，公共记录办公室会给员工几天的时间，让他们在公布记录之前提出问题或提出担忧.

公共记录办公室由两名员工组成，他们只兼职处理公共记录请求. 我们每年都会收到数百个请求，大多数都有很多问题. 这个数字在数量和复杂性上都在增长.

尽管我们会尽一切努力尽快回复您的请求, 公共记录官员必须在收集和审查记录的同时处理其他重要的地区任务. 查找和收集记录的过程是手工的, 每一份收集到的记录在公布之前都必须仔细检查是否包含机密或受保护的信息.

为了加快收到请求的记录，你能做的最好的事情就是非常具体地说明你想要的记录——给出一个狭窄的日期范围和对你想要的记录的详细描述，这将有助于公共记录官员快速找到它们，并减少审查不必要或无响应记录所花费的时间.

对拒绝你的请求提出上诉, 搜索或生成您的请求, 或在您的请求中保留的项目, 你可以书面向司法管辖区提出上诉.

您可以通过电子邮件向我们的办公室发送电子邮件 publicrecords@piebroscafe.com. 您也可以通过以下地址通过普通邮件提交申诉:

公共记录办公室总法律顾问办公室
MS 32-151
P.O. Box 34165
Seattle, WA 98124-1165

在你的呼吁中，请包括:

修订后的文件副本(如适用)
拒绝您请求的地区信函(如适用)
一份简短的陈述，说明你上诉的原因

1974年的联邦家庭教育权利和隐私法案(“FERPA”)规定了父母访问教育记录的权利，并保护学生在其教育记录中的隐私利益.

FERPA赋予父母检查和审查子女教育记录的权利, 要求修改这些记录的权利, 以及对这些记录中信息的披露有一定控制权的权利.

Contact Robin Wyman, rwyman@piebroscafe.com, or Amy Carter, amcarter@piebroscafe.com，索取特殊教育记录副本.